สำหรับนักธุรกิจและผู้ที่ใช้งานทางด้านเทคโนโลยีและโปรแกรมคอมพิวเตอร์ คงจะคุ้นเคยกับโปรแกรม Microsoft Excel ที่เป็นเครื่องมือที่สำคัญสำหรับการจัดการตารางข้อมูล ตารางงบประมาณ ตารางรายงาน และอื่นๆ ซึ่งเป็นที่ยอมรับว่า Excel ถือเป็นคอลัมน์ที่ยอดนิยมในการจัดเก็บข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งชื่อและนามสกุล ซึ่งในบทความนี้จะเป็นการแนะนำวิธีการจัดเก็บและการนำเสนอข้อมูลชื่อและนามสกุลใน Excel
วิธีการจัดเก็บชื่อและนามสกุลใน Excel
1. กำหนดรูปแบบในแต่ละ cell
ขั้นแรกในการจัดเก็บชื่อและนามสกุลใน Excel คือ การกำหนดรูปแบบให้กับแต่ละ cell โดยให้ column A เป็นคอลัมน์ชื่อ และ column B เป็นคอลัมน์นามสกุล เพื่อให้ข้อมูลในแต่ละ cell มีความสมบูรณ์และมีการจัดเรียงเป็นรูปแบบที่สมบูรณ์แบบ
2. ใช้ฟังก์ชั่น CONCATENATE
ฟังก์ชั่น CONCATENATE จะทำการรวมข้อมูลในแต่ละ cell เข้าด้วยกัน ซึ่งเป็นวิธีที่ดีในการจัดเก็บข้อมูลชื่อและนามสกุล เพื่อให้มีการนำข้อมูลออกมาแสดงอย่างเป็นรูปแบบและครบถ้วน
3. ใช้ฟังก์ชั่น LEFT กับ RIGHT
หากอยากจัดเก็บข้อมูลชื่อและนามสกุลแยกกัน สามารถใช้ฟังก์ชั่น LEFT และ RIGHT ร่วมกับการใช้สัญลักษณ์ “,” (comma) เพื่อแยกข้อมูลในแต่ละ cell ดังตัวอย่างต่อไปนี้
ชื่อ: A นามสกุล: B
John,Doe จะได้ John ใน column A และ Doe ใน column B
Smith,Jessica จะได้ Smith ใน column A และ Jessica ใน column B
4. เติม Formulas
การใช้ฟังก์ชั่นนับถือเป็นวิธีการจัดเก็บข้อมูลชื่อและนามสกุลที่มีประสิทธิภาพ โดยใช้ฟังก์ชั่นต่างๆ เช่น VLOOKUP, IF, และ SUMIF เพื่อให้สามารถสร้างสูตรที่สามารถนำข้อมูลชื่อและนามสกุลออกมาแสดงผลได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
วิธีการนำเสนอข้อมูล
1. การสร้างตารางข้อมูล
การสร้างตารางข้อมูลที่มีการจัดเรียงข้อมูลชื่อและนามสกุลโดยเรียงตามลำดับตัวอักษร หรือเรียงตามโหมดอื่นๆ เพื่อง่ายต่อการใช้งาน สามารถใช้เครื่องมือ Sort and Filter ใน Excel เพื่อจัดเรียงข้อมูลได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
2. การสร้างแผนภูมิการกระจายความถี่
แผนภูมิการกระจายความถี่เป็นเครื่องมือในการนำเสนอข้อมูลใน Excel ที่ช่วยแสดงผลข้อมูลชื่อและนามสกุลอย่างรวดเร็วและง่ายต่อการวิเคราะห์ เราสามารถเลือกแผนภูมิที่เหมาะสมกับข้อมูล และปรับแต่งแผนภูมิให้สวยงามและอ่านข้อมูลได้อย่างชัดเจน
3. การสร้างรายงาน
การสร้างรายงานเป็นวิธีการนำเสนอข้อมูลชื่อและนามสกุลใน Excel ที่ได้รับความนิยมเพราะเป็นเครื่องมือที่ใช้ง่ายและมีความสามารถในการนำเสนอข้อมูลได้อย่างสร้างสรรค์ การใช้เครื่องมือ PivotTable และ PivotChart เป็นวิธีการสร้างรายงานที่มีความสะดวกและการนำเสนอข้อมูลที่ใช้งานได้ง่าย
FAQs
1. Excel คืออะไร?
Excel คือโปรแกรมที่ใช้งานบน Microsoft Office ซึ่งเป็นเครื่องมือที่สำคัญสำหรับการจัดการตารางข้อมูล ตารางงบประมาณ ตารางรายงาน และอื่นๆ
2. Excel มีความสำคัญอย่างไร?
Excel มีความสำคัญอย่างมากสำหรับนักธุรกิจและผู้ที่ใช้งานทางด้านเทคโนโลยีและโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เพราะเป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้หลากหลาย สามารถใช้งานได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพสูง
3. มีวิธีการเรียน Excel อย่างไร?
มีวิธีการเรียน Excel มากมาย เช่นทำการศึกษาด้วยตนเอง หรือเข้ารับการอบรมจากเจ้าหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญในฟิลด์นี้ เพื่อเรียนรู้การใช้งาน Excel ได้อย่างถูกต้องและเป็นรูปแบบ
4. ข้อดีของการใช้ Excel คืออะไร?
ข้อดีของการใช้ Excel เช่นง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน มีความสะดวกและสมบูรณ์ในการจัดเก็บข้อมูล มีความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลและการจัดกลุ่ม และมีการนำเสนอข้อมูลที่สมบูรณ์แบบและเป็นรูปแบบ
